FAQ

Det eneste, vi har brug for, for at komme i gang med at kontrollere jeres fragtfakturaer, er jeres nuværende prisaftaler, kontrakter og kontaktinformationer på jeres transportører. Herefter sørger vi for at implementere alle jeres fakturaer og aftaler i vores softwarerobot og igangsætte fakturakontrollen.

Nej. Fragtvaliderings softwarerobot kan håndtere alle filtyper og -formater, herunder PDF, EAN, OIOXML, OIOUBL mv.

Ja. Både vores softwarerobot og vores erfarne brancheeksperter, som foretager manuel kontrol af de fundne fejl, kan håndtere alle fragttyper.

Nej – ikke med mindre I ønsker, at en del af fakturakontrollen består i at holde dataudtræk fra jeres ordre- eller bogholdningssystemer op imod jeres fakturaer. Dette aftales i så fald under jeres indledende onboardingsamtale.

Grundlæggende set udfører vi alle trin i fakturakontrollen for jer – fra kontrol af fakturaen til dialog med jeres transportører om udbedring og kreditering af evt. fundne fejl.

I det tilfælde, at I indgår nye kontrakter og aftaler, er det eneste, I skal gøre, at fremsende dem til os.

Fra I laver en bestilling på vores hjemmeside, går der max to dage, før I får jeres indledende onboardingsamtale, der varer 10 minutter. Herefter kan I fremsende kontrakter, prisaftaler og kontaktinformationer til os, og vi vil umiddelbart herefter gå i gang med at indhente fakturaer fra jeres transportører og implementere alle jeres data i vores softwarerobot (tidsforbruget på dette afhænger af mængden af bilag).

Inden for 1 måned vil jeres første fakturaer være kontrolleret, og I vil modtage den første rapport med fundne fejl og krediteringer fra jeres transportører.

Ja. Så længe I har kontrakter, prisaftaler og fakturaer, vil vi kunne kontrollere jeres fragtfakturaer tilbage i tiden – i princippet lige så langt tilbage, som I har dokumentation for.

Fakturakontrol er ikke en engangshandling, hvor fejl identificeres én gang og rettes i al fremtid. Nye aftaler og kontrakter indgås, nye tillæg opstår, og gamle reguleres op og ned – og fejlberegninger eller tastefejl kan altid opstå. Vi anbefaler derfor en løbende fakturakontrol, så I hele tiden har sikkerhed for, at I ikke betaler mere for jeres fragt, end I bør.

Vores pris svarer til det arbejde, vi udfører for dig, dvs. håndteringen og kontrollen af jeres bilag. Prisen er altså uafhængig af størrelsen på de fejl, vi finder – for i vores optik tilhører de penge jer. Vi tager altså ikke en procentdel af værdien af de fejl vi finder, men tager os udelukkende betalt for det stykke arbejde, vi laver.

Ja. Hos Fragtvalidering er abonnementsprisen det, I betaler. Punktum. Vi tager ingen opstartsgebyrer, og vi tager ikke en ‘finder’s fee’ i form af en procentdel af værdien af de fejl, vi finder.

De typiske fejl, vi finder, er fejlberegninger, for høje olietillæg, manglende konsolidering og fordelsberegning og forkert valutakurs.

Du kan læse mere i vores whitepaper “De 5 typiske fejl, der findes i dine fragtfakturaer”, som du finder nederst på siden her.

Vi har et indgående kendskab til prisniveauet hos forskellige leverandører og kan derfor sammenligne tillæggenes størrelse på tværs af kunder. Derudover har vi kendskab til, hvordan tillæggene beregnes, og vi kan derfor vurdere, om en beregningsform er valid, eller om der fx er beregnet “tillæg på tillæg”. Endelig holder vi løbende øje med prisudviklingen på fx brændstof, så vi hele tiden kan vurdere, om et evt. steget tillæg også er faldet igen i takt med prisudviklingen.

Vi finder typisk fejl til en værdi af 2-3% af jeres samlede fragtomkostninger.

Det er aldrig sket endnu i vores mangeårige historie, at vi slet ingen fejl finder. Som regel finder vi flest fejl, når vi går i gang med at kontrollere en kundes fakturaer, hvorefter niveauet falder i en periode, men typisk sniger der sig løbende nye fejl ind – for fx tastefejl og fejlberegninger kan jo altid forekomme.

Vores metode bygger på en kombination af en specialudviklet softwarerobot, som kontrollerer hver eneste indkomne faktura linje for linje og holder det op mod den pågældende kundes prisaftaler.

Hvis robotten opdager fejl, uoverensstemmelser eller afvigelser i form af fx tillæg eller kurssikring, giver den besked til en af vores fragtspecialister, som derefter kontrollerer fakturaen manuelt.

Løbende kvalitetskontrol

Ud over at alle fakturaer, som fanges i softwarerobottens finmaskede net, kontrolleres manuelt af vores erfarne specialister, udfører vi også løbende kvalitetskontrol af robottens arbejde.

Hvor typiske systemer til automatisk kontrol af poster i virksomheders indkøbssystemer accepterer en fejlmargen på 3-5%, har vi nemlig sat vores margin så højt, vi overhovedet kan:

Vi accepterer INGEN fejl i vores system.

Derfor kalibreres robotten løbende, så den hele tiden fungerer optimalt. Derudover laver vi hver måned manuel kontrol af 5-8% af de fakturaer og sendinger, som robotten har godkendt, for at have vished for, at systemet fanger det, det skal. Vi har altså i alt +10% af alle fakturaer og sendinger ude til manuel kontrol hver måned som led i vores kvalitetskontrol.

Ja. Vi kan fx hjælpe jer med at afklare prisniveauet på et givent marked eller en given transportform, inden I indgår en ny aftale. Vi laver gerne en gratis forundersøgelse, hvis I vil have vores hjælp til at forhandle en ny prisaftale.

Vi kan også hjælpe jer med at optimere alle jeres transportprocesser – det kan du læse mere om på vores hjemmeside Dansk Transportoptimering.